Zakładanie własnej działalności to nie tylko wyzwanie, ale także spory stres. Każdy z nas mierzy się z biurokracją, koniecznością składania wielu wniosków i pilnowania niezbędnych płatności. Już na etapie decyzji o założeniu firmy pozostaje nam podstawowa czynność jak wybór swojej siedziby. Czasami działalność prowadzimy z domu, jednak z wielu powodów nie chcemy wskazywać jego adresu jako siedziby naszej firmy. Wówczas z rozwiązaniem przychodzi nam biuro wirtualne.
Czym jest i dla kogo jest przeznaczone
Zgodnie z Ustawą o swobodzie działalności „osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą wskazać adres i tytuł prawny do lokalu”. Chodzi o miejsce wykonywania czynności organizacyjnych, destynacji podatkowej czy przechowywania faktur oraz towarów. Nie można zatem prowadzić działalności bez adresu. Wiele jednak osób, prowadzących działalność o charakterze freelancingu, fizycznie wykonuje ją w swoim mieszkaniu czy domu, gdzie prowadzi również życie domowe. Z tej przyczyny nie zawsze chcemy wskazywać swój autonomiczny adres zamieszkania jako adres siedziby, bo nie na rękę są nam np. odwiedziny przypadkowych osób, które odnalazły nasze dane w CEIDG. Ale z uwagi na coraz większy postęp i elektronizację usług, mamy możliwość skorzystać z opcji, jaką jest biuro wirtualne, dostępne np. na stronie wirtualnebiuro.info
E-biuro jest usługą, która oferuje nam możliwość wynajęcia miejsca prowadzenia firmy (czyli adresu). Prowadzona jest ona przez profesjonalne firmy, posiadające przestrzeń biurową oraz kadrę pracowniczą. Takie biuro przyjmuje nasza korespondencję, przekazuję ją nam np. w formie elektronicznej, prowadzi obsługę podatkową, oferuje opcję wynajęcia dodatkowej przestrzeni czy sal konferencyjnych. Pakiet świadczonych usług może być szerszy – co zależy zarówno od danej firmy, jak i wybranego przez nas pakietu usług.
Co do zasady z opcji wirtualnej siedziby może skorzystać każdy – nie ważne czy prowadzisz małą czy dużą firmę czy jesteś freelancerem. Z usług biura wirtualnego korzystają np. copywriterzy, sklepy internetowe, firmy szkoleniowe, agencje marketingowe, kancelarie podatkowe lub prawne, headhunterzy i inni. Warto przy tym podkreślić, że prowadzenie i wykorzystanie biura wirtualnego jest legalne. Warunkiem jest jednak, aby adres takiego biura był realny, istniejący i aby biuro posiadało do niego prawa własności.
Wady i zalety
Jak każde rozwiązanie biuro wirtualne posiada wiele zalet oraz kilka wad. Do tych ostatnich należy m.in. zmienność prawa. Póki co, prowadzenie e-biura jest legalne, jednak nie wiadomo, czy ustawodawca nie zmieni przepisów tym zakresie. Kwestią formalną pozostaje ograniczona działalność godzinowa biura. Pracując z domu, możemy wykonywać pracę w weekendy lub w godzinach wieczornych, jednak biura pracują najczęściej w pewnych ramach np 10:00-18:00. Podobnie rzecz ma się z różnorodnością warunków oferowanych przez biura wirtualne. Mogą one oferować np. wysyłanie korespondencji raz w tygodniu lub ustalać limit odbieranych połączeń. Warto sprawdzić, czy poszczególne warunki nas nie ograniczają. Ponadto wadą pozostaje brak możliwości kontroli, kto jest naszym sąsiadem. Oferty biur wirtualnych wykupuje wiele podmiotów. Obok wykupionego przez nas adresu może zatem mieścić się poważna firma podatkowa lub agencja towarzyska.
Mimo tego biuro wirtualne oferuje wiele korzyści, do których należy wymienić możliwość wpisania usług e-biura w koszty przychodu, pomoc biura w założeniu samej firmy i spełnieniu formalności, korzystanie z dodatkowych usług takich jak obsługa księgowa, brak konieczności zakupu wyposażenia biurowego do firmy czy zatrudniania dodatkowych osób, opcja wykorzystania sali konferencyjnej czy przestrzeni do co-workingu. Wynajęcie adresu poprzez biuro wirtualne to także prestiż i reklama, zwłaszcza jeśli wykupujemy adres w centrum Warszawy. Możemy też skorzystać z migracji podatkowej, która w miejscu siedziby może być dla nas bardziej korzystna ii obarczona mniejszą ilością kontroli. Na koniec, za biuro wirtualne ponosimy koszt ok 200zł miesięcznie co jest kwotą znacznie niższą niż ta, jaką musielibyśmy regulować za czynsz i media w siedzibie standardowej.
Na co zwracać uwagę
Decydując się na usługę biura wirtualnego warto zwrócić uwagę na kilka aspektów. Przede wszystkim na lokalizacje i standard adresu. Nikt z nas nie chciałby, aby klienci szukając naszej siedziby natrafili na obskurną kamienicę w części miasta okrytej złą sławą. Ponadto duże znaczenie ma doświadczenie firmy prowadzącej e-biuro oraz pozytywne opinie o niej. Szukając renomowanego, polecanego miejsca dobrze odwiedzić stronę wirtualnebiuro.info, gdzie znajdziemy m.in. opinie samych użytkowników. Dobrze jest przy wyborze firmy zwrócić uwagę ile pracowników zatrudnia, a także na jaki czas oferowana jest umowa z firmą, jaki jest okres jej wypowiedzenia i poszczególne warunki. Kierujmy się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem i naszymi potrzebami. Pamiętajmy, że zakupiony pakiet usług zawsze możemy powiększyć, jednak należy zwrócić uwagę czy możemy tego dokonać w każdej chwili czy jedynie w okresie „rocznicy” podpisania umowy z e-biurem. Kiedy już zweryfikujemy poszczególne warunki, pozostaje nam cieszyć się z szerokiej gamy usług oraz ułatwień, jakie niesie ze sobą biuro wirtualne.
