Współczesne przedsiębiorstwo generuje codziennie dziesiątki, setki, a nawet tysiące dokumentów, które pomimo swej ważności, z czasem muszą zostać zarchiwizowane. Sposób ich składowania oraz zabezpieczania uwarunkowany jest obecnie nie tylko kwestiami praktycznymi, ale przede wszystkim prawnymi w związku Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Jakich zasad powinna przestrzegać dana firma, by archiwizacja przebiegła zgodnie z obowiązującymi wymaganiami?
RODO – czego od przedsiębiorcy wymaga nowe prawo? Analiza ryzyka i archiwizacja
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych Unii Europejskiej weszło w życie 25 maja 2018 roku i w swoich podstawowych założeniach nakłada na podmioty przetwarzając dane osobowe obowiązek zagwarantowania pełnego bezpieczeństwa informacji. Dotyczy to zarówno szeroko pojętej dokumentacji fizycznej, papierowej, jak i elektronicznej.
Pierwszym krokiem do skutecznej ochrony jest tak zwana analiza ryzyka i taki sposób organizacji struktury działań w firmie, by zminimalizować ryzyko utraty wrażliwych informacji. Wymóg kompletnego zabezpieczenia nienaruszalności oraz tajności dokumentów spoczywa zarówno na instytucjach państwowych, jak i prywatnych przedsiębiorcach i to one muszą samodzielnie monitorować archiwizację tworzonych przez siebie dokumentów.
Przepisy nakładają na administratora obowiązek zapewnienia zgodności przetwarzania danych z prawem. Właśnie dlatego konieczna jest pełna weryfikacja wszystkich procesów w firmie pod kątem wykorzystania i sposobu przetwarzania owych informacji. Jednym z nich okazuje się sposób archiwizacji dokumentów, a także sprawdzenie drogi, jaką dokumenty do niej trafiają oraz kto ma dostęp do archiwum.
Obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych – integralny system zarządzania dokumentami
Każda firma powinna przygotować przejrzysty plan zarządzania oraz archiwizacji dokumentów ze szczególnym naciskiem na ich bezpieczeństwo. To właśnie wyciek wrażliwych informacji, dotyczący coraz większej ilości przedsiębiorstw, wymusił stworzenie nowych regulacji, uwzględniając prawo klientów czy kontrahentów do prywatności.
Archiwizacja dokumentów firmowych powinna przebiegać według jasnych zasad, zebranych w integralny system zachowań pracowników. Należy mieć na uwadze, że archiwizacja to nie to samo co przechowywanie. Do określenia tego procesu najbardziej miarodajny okazuje się określenie porządkowanie, w tym przypadku pod wymagania RODO. Archiwizacja oznacza więc wprowadzenie ładu informacyjnego, dlatego jej schemat musi być zrozumiały i dostępny dla każdego pracownika danego przedsiębiorstwa. Powinni oni zostać przeszkoleni ze sposobu postępowania z dokumentami, w tym przypadku takimi, które mają trafić do archiwizacji. Tworzenie nowej struktury wymaga czasu oraz staranności zarówno od administratora procesu, jak i wszystkich pracowników przedsiębiorstwa. W przebiegu całego procesu może pomóc profesjonalna firma, taka jak Rhenus Data Office Polska, świadcząca usługi kompleksowego przygotowania archiwum pod RODO.
Odpowiedzialne zarządzanie danymi musi być również zgodne z przyjętymi standardami pracy, których nieustannie przybywa i zależy od czynników takich jak:
- charakter prowadzonej działalności,
- ilość dokumentów w obiegu firmy,
- różnorodność dokumentów (rodzaj danych),
- sposób ich przepływu w firmie.
Wymóg uporządkowania danych – katalogowanie oraz odpowiednie miejsce do gromadzenia
Prawidłowe archiwizowanie dokumentów obejmuje również ich fizyczne zabezpieczenie oraz skatalogowanie/indeksowanie. Dzięki temu każdy z powołanych do tego pracowników otrzymuje możliwość skorzystania z dokumentacji w razie konieczności, bez tracenia czasu na przeszukiwanie stosów nieoznakowanych teczek czy pudeł. Niezwykle istotne w tej kwestii są systemy zabezpieczeń, np. poprzez punkty dostępu, czyli umożliwienie wglądu do archiwum lub jego konkretnych obszarów tylko upoważnionym osobom.
Warto mieć na uwadze, że obecnie znajomość przepisów dotyczących ochrony danych obowiązuje wszystkich pracowników, a nie tylko tych zajmujących się archiwum, choć to oni są gwarantem porządku panującego w dokumentacji. Segregatory, teczki czy pudła powinny być przypisane do odpowiedniej kategorii, ułożone chronologicznie czy tematycznie, a przede wszystkim odpowiednio oznaczone. Niezwykle ważną kwestią okazuje się także ewidencjonowanie dokumentów przekazanych do archiwizacji. Pozwala to określić rodzaj akt oraz czas ich przechowywania. Fizyczne zabezpieczenie to nic innego jak szafy pancerne, odpowiedniej klasy niszczarki oraz sposoby ochrony przestrzeni, takie jak hasła dostępu, alarm antywłamaniowy czy systemy przeciwpożarowe.
Archiwizacja dokumentów to niezwykle wymagająca dziedzina ze względu na różnorodność danych, formatów ich przechowywania oraz konieczności wprowadzenia odpowiednich zabezpieczeń. Niepodważalną korzyścią z jej stosowania jest pełna kontrola nad zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa, możliwość bieżącego monitorowania ich obiegu, a przede wszystkim spokój o bezpieczeństwo danych swoich pracowników, klientów czy kontrahentów. Dodatkowo gwarantuje dużą wygodę oraz oszczędności, dzięki regularnemu usuwaniu przeterminowanych dokumentów. Właśnie dlatego warto zorganizować ją zgodnie z wszystkimi założeniami przepisów RODO i ze spokojem przyjąć każdą ewentualną kontrolę.
